SEKILAS KOMUNIKASI INTERNAL

PENGANTAR KOMUNIKASI INTERNAL

 

Pemilihan Umum (Pemilu) akan dilaksanakan, setiap panitia TPS berusaha untuk memberikan pemahaman bagaimana sistematika pencoblosan kepada masyarakat. Tidak hanya itu, panitia juga berusaha untuk mencegah tindak kecurangan yang nantinya mungkin  terjadi. Kesuksesannya adalah pemilu ini terselenggara dengan baik dan sesuai standar prosedur. Lantas, bagaimana seharusnya komunikasi internal yang terjalin?

Fortune PR consultant dalam websitenya (www.fortunepr.com) meyebutkan terdapat beberapa manfaat penting dalam menjaga komunikasi internal dengan baik yaitu:

  1. Komunikasi internal membangun pemahaman, kebanggaan, keterlibatan dan internalisasi visi, misi serta nilai-nilai perusahaan. Artinya, seluruh panitia TPS diharapkan untuk satu tujuan dan tidak ada kepentingan yang lain selain mensukseskan Pemilu. Komunikasi internal terus dibentuk agar Panitia TPS sepenuhnya paham dengan jobdesk nya.
  2. Komunikasi internal menciptakan dukungan terhadap kebijakan manajemen dan upaya-upaya transformasi usaha dalam menjawab tantangan pasar. Panitia TPS pasti mendukung visi misi KPU supaya pemilihan terjalan dengan baik.
  3. Komunikasi internal membuat warga mengerti apa yang dilakukan oleh bagian-bagian lainnya, menciptakan perasaan satu kesatuan dalam sebuah keluarga besar yang bekerja untuk satu impian. Komunikasi internal ini dapat dijalin melalui kegiatan rapat koordinasi yang dilakukan oleh Koordinator panitia terhadap seluruh anggota panitia. Kesepahaman akan dibentuk melalui kegiatan ini untuk mengatasi kerancuan yang nantinya akan terjadi saat eksekusi.
  4. Warga yang termotivasi, bangga dan menjadi bagian dari transformasi usaha akan menjadi duta dari perusahaan (corporate ambassador) secara sukarela. Dilengkapi dengan panduan komunikasi, seluruh warga akan menjadi komunikator dan promotor perusahaan di manapun mereka berada. Panitia juga diharapkan mampu mengkomunikasikan kepada warga pentingnya untuk berkontribusi dalam Pamilu.
  5. Komunikasi internal juga menjadi salah satu syarat implementasi strategi usaha. Seringkali strategi usaha yang sempurna, tak bercelah, tak dapat diimplementasikan karena tidak dikomunikasikan dengan baik pada para implementor strategi tersebut. Informasi yang disampaikan harus jelas dan tepat untuk eksekutor, karena eksekutorlah yang nantinya berhubugnan langsung dengan masyarakat. Jika setiap panitia mengetahui apa yang harus dilakukannya, maka panitia dapat berinisiatif sendiri tanpa harus menunggu perintah.

Pada dasarnya komunikasi internal dilakukan untuk mengurangi ketidak pastian yang ada pada semua pihak internal. Ketika semua pihak internal memahami setiap apa yang harus mereka lakukan, mereka juga mendukung visi misi perusahaan. Komunikasi internal yang dijalin dengan baik juga dapat diguanakan untuk mengetahui celah krisis yang akan terjadi, memanajemen isu untuk mencegah terjadinya krisis.

Dalam Pemilu misalnya, selalu ada kecurangan-kecurangan yang terjadi namun karena komunikasi yang terjalin dengan baik oleh setiap panitia maka kecurangan itu bisa langusng diatasi. Panitia pengawas langsung melaporkannya pada pihak yang berwenang untuk mengatasi permasalahan ini sebelum penetapan penghitungan suara. Namun, bagaimana jadinya jika komunikasi internal tidak dijaga, terjadinya miss komunikasi mengakibatkan koordinasi tak terarah. Panitia mungkin saja tidak mengetahui apa saja bentuk kecurangannya dan siapa yang berhak menanganinya. Akhirnya kecurangan yang terjadi tidak diatasi dengan cepat sehingga merugikan pihak lain, misalnya dengan demo dari partisipan partai atau  caleg.

Namun dalam komunikasi internal, tidak semua pihak internal harus mengetahui semua informasi yang ada. Mengapa? Karena terkadang tidak semua orang mengetahui apa yang harus dia lakukan ketika menerima informasi, menyimpannya atau malah menyebarkannya. Hal ini untuk mengatasi keluarnya isu internal ke pihak eksternal. Pihak manajemen seperti Humas / Public Relations dituntut mampu menangani perihal ini. Misalnya, pada pemilihan umum terdapat masalah internal, panitia yang bertanggung jawab menangani pos penjagaan tidak hadir karena terjadi keadaan darutrat yang tidak bisa dilewatkan. Permasalahan ini tidak seharusnya diketahui masyarakat (eksternal) karena mereka akan memandang panitia tidak bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya. Maka, panitia sebaiknya mempunyai antisipasi atau plan B sebelum terjadinya masalah ini. Jika tidak ada plan B maka panitia harus segera mencari pengganti siapa yang bisa menggantikan posisi panitia yang tidak hadir.

Komuikasi internal yang terjalin tidak hanya membuat seluruh pihak internal paham mengenai apa yang harus dilakuhkannya. Namun juga ikut serta berinisiatif mengevaluasi jika terjadi ketidaksesuaian antara pihak manajamen dan eksekutor. Komunikasi internal juga tidak harus terjadlin dengan kegiatan formal (rapat, musyawarah) namun bisa juga dengan informal (makan siang, diluar jam kerja). Karena dalam komunikasi formal, seseorang cenderung lebih terbuka dalam menanggapi permasalahan. Komunikasi internal juga diharapkan bisa melihat kepuasan kerja dari setiap pihak internal di dalamnya.

Analisis Internal Branding Fakultas Teknik terhadap Mahasiswa dalam membentuk sense of belonging

Fakultas Teknik dikenal dengan kerekatan dan kebersamaannya dalam menjalin hubungan. “Aku bisa kenal hampir semua mahasiswa satu angkatan” ucap salah satu mahasiswa Teknik Informatika. Apa saja yang dilakukan oleh Fakultas teknik sehingga dapat membentuk budaya organisasi yang membuat mahasiswa didalamnya saling mengenal satu sama lain?.

“Jika internal branding berhasil dijalankan dengan baik, dan disinergikan dengan strategi eksternal maka perusahaan dapat menjangkau khalayak yang lebih luas dan mendapatkan loyalitas, baik itu mitra, aliansi strategis, pemegang saham, pelanggan, dan tentu saja karyawan. Dalam jangka panjang juga akan meningkatkan value dari perusahaan”

Pada visi Fakultas Teknik tertulis “Pada Tahun 2020, Fakultas Teknik UB menjadi institusi pendidikan tinggi di bidang keteknikan yang unggul di Asia, dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.” Inilah yang menjadi tujuan Fakultas teknik untuk menjangkau khalayak yang lebih luas, artinya menjadi fakultas teknik yang direkomendasikan untuk calon mahasiswa. Maka dari itu pihak-pihak internal harus dimanajemen dengan baik.

Kegiatan pengenalan kampus merupakan fasilitas yang disediakan Fakultas Teknik untuk memperkenalkan budaya yang seharusnya diterapkan dalam kehidupan kampus. Kesan tiada perbedaan terlihat saat semua mahasiswa laki-laki disuruh untuk bercukur pendek 321, dan diwajibkan memakai almameter + nametag di lingkungan kampus. Hal ini bertujuan agar mahasiswa dapat mengenal sesama fakultas teknik dan wajib menyapa jika bertemu.

PUBLIK INTERNAL DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

 

“Mencapai karyawan yang mempunyai kegairahan kerja adalah tujuan Internal Public Relations.” (Griswold, 1993: 34).

 

1. DEFINISI-DEFINISI

Publik Internal

Menurut Onong U. Effendy dalam “Human Relations dan Public Relations”, bahwa yang termasuk publik intern organisasi/perusahaan ialah para karyawan (employee) dan para pemegang saham (stockholder). (Effendy, 1993)

Orang-orang yang bergiat dalam organisasidan yang secara fungsional memiliki tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu. (Bachtiar Aly, 1995)

Contoh: Manajer, supervisor, karyawan, pemegang saham, dewan direksi.

Komunikasi Organisasi

Komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi, ide-ide, diantara para anggota organisasi secara timbal-balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Wursanto, 2003)

2. ULASAN

Sebuah organisasi terdiri dari kumpulan individu yang diikat oleh keserupaan tujuan organisasi. Kumpulan individu di dalam sebuah organisasi itulah yang disebut Publik Internal. Di dalam organisasi, Publik Internal menurut Onong U. Effendy terbagi ke dalam dua golongan, yaitu; (1) Karyawan (employee), dan (2) Pemegang saham (stockholder). Beberapa pakar lain membaginya ke dalam pembagian yang lebih beragam dengan menambahkan; Manajer, serta Buruh.

Sebuah organisasi perlu mengadakan kegiatan bagi Publik Internalnya, khususnya dalam konteks komunikasi organisasi. Hal ini ditujukan untuk menciptakan iklim kerja yang baik demi tercapainya kelancaran kegiatan operasional perusahaan dan tujuan serta target-target perusahaan/organisasi.

Kegiatan-kegiatan Publik Internal idealnya ditangani oleh petugas-petugas PR (Public Relations) yang dimiliki perusahaan tersebut, agar terjalin sinergitas antara harapan Publik Eksternal dengan kinerja Publik Internal. Divisi PR layaknya jembatan yang menghubungkan serta menyampaikan ekspektasi-ekspektasi Publik Eksternal kepada Publik Internal. Melihat realitas ini, PR menempati posisi ideal untuk merumuskan kegiatan Publik Internal yang dinilai tepat dan sesuai.

3. BENTUK HUBUNGAN PUBLIK INTERNAL

Hubungan dengan karyawan :

Menurut Rhenald Kasali alasan perlunya dijalin hubungan baik dengan karyawan, dikarenakan karyawan adalah:

a.  Ujung tombak perusahaan.

b. Jumlahnya besar dan secara struktural kedudukannya rendah dan lemah, sehingga mereka membutuhkan dukungan untuk membela kepentingan mereka.

c.  Tingkat pendidikannya rendah, sehingga mudah dipicu oleh isu, rumor-rumor negatif.

d.  Sumber suara potensial di dalam pemilihan umum.

e.  Sumber empati dari pers/media (media darling, pen.).

Bentuk-bentuknya antara lain : Berbagi cerita tentang kesulitan, keinginan, harapan dan perasaannya selama bekerja.

Hubungan dengan pemegang saham :

Seorang PR harus mampu mengomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi/perusahaan kepada pemegang saham (stockholder). Komunikasi dengan pemegang saham dapat dilakukan antara lain dengan :

  1. Menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru, ini akan memberikan kesan baik, positif dan supportif.
  2. Memberikan laporan rutin mengenai perkembangan perusahaan, hal ini akan menanamkan kepercayaan kepada Pemegang Saham Preferen (PSP). Bentuk-bentuknya misalkan : Rapat pemegang saham (komunikasi formal).
  3. Mengirimkan majalah organisasi, untuk membantu PSP dalam update informasi perkembangan perusahaan secara rutin, fleksibel dan private.
  4. Mengadakan pertemuan face to face,untuk mempererat hubungan. Bentuk-bentuknya misalkan : Halal bi halal (komunikasi informal), kajian rutin bersama.

Hubungan dengan para manajer :

Kegiatan yang dapat dilakukan :

  1. Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan.
  2. Uang resiko jabatan.
  3. Kegiatan coffee morning diantara para manajer.
  4. Koordinasi kerja antar bagian melalui rapat rutin (formal) maupun gathering (informal).
  5. Jika memungkinkan menyediakan alat transportasi bagi kepentingan dinas.
  6. Rumah dinas, dsb.

Hubungan dengan para buruh :

Tenaga PR harus mengambil tindakan-tindakan pencegahan agar hubungan antar buruh, maupun buruh dengan pimpinan tetap harmonis.

Hal-hal yang bisa dilakukan PR untuk mewujudkan keharmonisan tersebut antara lain : Menyelesaikan kasus atau permusuhan antara buruh atau buruh dan pimpinan, tuntutan kenaikan upah sehingga mogok kerja, kasus PHK, dsb.

4. DIVISI KHUSUS: INVESTOR RELATIONS

Investor relations (IR)ada pada organisasi bisnis atau perusahaan yang menjual sahamnya kepada masyarakat melalui pasar modal (go public).

Investor Relations, bisa dijumpai di :

  1. BAPEPAM (Badan Pengawas Pasar Modal)
  2. Bursa Efek
  3. Media massa
  4. dsb

Istilah Investor Relations digunakan terkait fungsi khususnya sebagai pemasok dan pendamping informasi terkait permodalan kepada para pemilik modal/penyandang dana.

Tenaga IR adalah :

  1. Pemegang saham à Pemegang Saham situasional, perorangan, potensial.
  2. Manajemen perusahaan à Ketua dewan, eksekutif kepala, direktur keuangan, sekretaris perusahaan.
  3. Penasehat perusahaan à Pialang saham, bank komersial, auditor, konsultan PR keuangan.
  4. Pemberi pinjaman à Perbankan, pemberi pinjaman lainnya.
  1. Pihak luar yang berpengaruh à Analis pialang saham, jurnalis keuangan, analis peringkat utang, dan pengamat-pengamat lainnya.

Tugas-tugas IR meliputi :

  1. Mengikuti perkembangan bursa saham.
  2. Menyediakan informasi mengenai kondisi perusahaan kepada masyarakat keuangan.
  3. Memberikan saran kepada manajemen terkait saham perusahaan.

Memberikan jawaban terhadap berbagai pertanyaan bidang keuangan.

 

MEMAHAMI KARAKTER PUBLIK INTERNAL

 

Seperti yang telah kita pelajari pada materi sebelumnya, sebuah organisasi perlu membuat atau merancang suatu bentuk kegiatan internal yang melibatkan seluruh anggota/pengurus organisasi. Kegiatan internal ini memiliki tujuan yang bermacam-macam, tergantung pada bentuk kegiatan tersebut. Misalnya, kegiatan internal berupa pemberian reward seperti employee of the month, pegawai ter-disiplin, pegawai ter-ramah, dan lain sebagainya. Bisa kita lihat dari bentuknya, kegiatan tersebut bertujuan meningkatkan motivasi pegawai untuk memberikan pelayanan yang lebih baik dengan bersikap ramah pada setiap pelanggan. Selain itu pemberian reward atau penghargaan juga dapat meningkatkan motivasi pegawai untuk lebih giat bekerja serta menyelesaikan pekerjaan sesuai target. Pemberian penghargaan tersebut juga bisa meningkatkan loyalitas pegawai terhadap perusahaan/organisasi.

Bentuk kegiatan internal lainnya adalah rapat yang berfungsi sebagai bahan evaluasi, atau media sosialisasi program yang sedang atau akan dilakukan. Sehingga, semua anggota organisasi dapat mengetahui program apa saja yang harus mereka lakukan sekaligus memberi evaluasi bagi program yang sedang dilakukan. Dengan demikian, diharapkan kegiatan organisasi akan berjalan sesuai tujuan yang ingin dicapai.

Siapa saja yang termasuk publik internal? Publik internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha suatu organisasi/instansi.  Dalam dunia bisnis PR, public internal disesuaikan dengan bentuk organisasi. Misalnya, bentuk organisasi dagang akan berbeda dengan instansi pemerintah atau lembaga pendidikan. Selain itu, karakter public internal juga bergantung pada jenis, sifat, dan karakter organisasi. Sebagai contoh berikut ini adalah public internal lembaga pendidikan:

  1. Public pimpinan
  2. Public fakultas
  3. Public staff
  4. Public dosen
  5. Public mahasiswa

Sedangkan bentuk hubungan internal dalam lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:

  1. Hubungan dengan public pimpinan
  2. Hubungan dengan public fakultas
  3. Hubungan dengan public staff/pegawai
  4. Hubungan dengan public dosen
  5. Hubungan dengan public mahasiswa

 

Komunikasi Multikultural dalam suatu Organisasi

 Indonesia sebagai negara kepulauan dengan jumlah pulau mencapai belasan ribu yang terdiri dari pulau besar dan pulau kecil, dimana di setiap pulau didiami oleh masyarakat dengan suku dan ras yang berbeda. seperti di Kalimantan ada suku Dayak yang merupakan ras Mongoloid sehingga mereka mirip dengan orang-orang Cina. Di setiap suku yang berbeda ada bahasa, adat kebiasaan yang juga berbeda. hal ini menjadikan negara kita sebagai negara multikultural yang sangat besar.

Multikulturalisme ini juga ikut terbawa pada ranah organisasi. Dimana didalam suatu organisasi akan kita temui orang-orang dari suku, ras, agama, dan daerah asal yang berbeda. Disinilah kita harus belajar untuk berhubungan dan berinteraksi bahkan bekerjasama dengan orang-orang yang berasal dari ras, suku, dan agama yang berbeda. Penerimaan ini atau kesediaan menerima kelompok lain secara sama sebagai kesatuan inilah yang disebut dengan multikulturalisme.

Garin Nugroho bahkan mengatakan bahwa multikultur merupakan sarana menciptakan bangsa sebagai suatu keluarga. dan karena itulah istilah “Bhineka Tunggal Ika” yang artinya “walaupun berbeda-beda tetap satu juga” menjadi sebuah senajata ampuh untuk mempersatukan bangsa ini diatas perbedan-perbedaan yang ada. Dan komunikasi adalah salah satu alat untuk memeprsatukannya.

Tujuan :

Indonesia merupakan negara yang memiliki masyarakat yang beraneka ragam budaya/multicultural di mana kita harus menerima perbedaan yang ada. Menghargai perbedaan yang dimiliki orang lain. Karena kita tidak harus sama untuk mampu berkerjasama dengan baik. Akan tetapi cukup dengan komunikasi multikultural atau komunikasi dengan disertai pemahaman tentang budaya. Sehingga tidak ada lagi golongan yang di diskriminasi dan dianggap sebelah mata dalam suatu organisasi bahkan negara.

Teori dan Contoh

Multikulturalisme merupakan sebuah kepercayaan yang menyatakan bahwa kelompok-kelompok etnik/budaya dapat hidup berdampingan

  • secara damai yang ditandai oleh kesediaan untuk menghormati budaya lain.

Sebagai Contoh : Gereja GPIB Emanuel dan Masjid Agung di kota Malang dimana mereka dapat hidup berdampingan dalam hal beribadah dan saling Toleransi satu dengan yang lain sebagai warga kota Malang

  • Tujuan multikulturalisme tidak untuk mempromosikan kaum minoritas, tetapi menciptakan masyarakat yang beragam yang diakui secara legal.

Sebagai contoh : Kinerja Jokowi (Gubernur DKI Jakarta) yang wakilnya adalah Ahok yang notabene adalah keturuna Tionghoa yang bisa dikatakan minoritas, Jokowi bisa bekerjasama dengan baik, bahkan dengan Ahok menjadi wakil gubernur, etnis tionghoa yang awalnya minoritas di DKI Jakarta karena di dominasi oleh suku Betawi yang menjadi mayoritas bisa hidup berdampingan dengan damai. Seperti terlihat di Jakarat sekarang tidak hanya ada “abang&none” tetapi ada juga “koko&cici” yang menunjukkan bahwa etnis tionghoa diakui dan diterima.

  • Multikulturalisme bukan hanya sebuah wacana tetapi sebuah ideologi yang harus diperjuangkan, karena dibutuhkan sebagai landasan bagi tegaknya demokrasi, HAM, dan kesejahteraan hidup masyarakatnya.

Sebagai Contoh : multikulturalisme tidak hanya sebatas pada taraf idiologi yang ada pada otak manusia. Akan tetapi multikulturalisme diharapkan mampu menegakkan demokrasi karena dengan menerima perbedaan kita sudah menjadi negara demokrasi yang menghargai perbedaan, dan memahami bahwa setiap orang memiliki hak untuk berbeda. multikultural juga membawa pada pengakuan HAM, dimana multikultural ini mengakui hak-hak dan kebebasan individu. Kita tidak boleh memarjinalkan orang lain atau kelompok tertentu karena itu akan melanggar hak asasi mereka.

  • Watak masyarakat multikultural adalah toleran.

Setiap entitas sosial dan budaya masih tetap membawa serta jati dirinya, tidak terlebur kemudian hilang, tetapi juga tidak diperlihatkan sebagai kebanggaan melebihi penghargaan terhadap entitas lain. Masyarakat bersatu dalam ranah sosial tetapi antar-entitas tetap ada jarak. Jarak itu harus dijaga dengan komunikasi, dialog, dan toleransi yang kreatif.

Ronda J.Stanton mendefinisikan komunikasi multikultural sebagai kemampuan komunikasi dengan disertai pemahaman tentang budaya. Larry A. Sammovar dan Richard E. Porter, mengemukakan enam unsur budaya yang secara langsung mempengaruhi persepsi kita ketika berkomunikasi dengan orang dari budaya lain:

  1. Keperacayaan (beliefs), nilai (values), dan sikap (attitudes)
  2. Pandangan dunia (worldviews)
  3. Organisasi sosial (social organization)
  4. Tabiat manusia (human nature)
  5. Orientasi kegiatan (activity orientation)
  6. Persepsi tentang diri dan orang lain (perception of self and other)

Contoh Perusahaan yang memiliki Tolerasi menghormati perbedaan Kultural

o   Salah satu kebijakan PT Pertamina untuk menghormati pekerjanya yang mayoritas muslim, mereka yang  non muslim akanditawari chargeatau biaya tambahan jika mereka menginginkan menu makanan khusus seperti babi di mana bagi umat islam babi itu haram.

  • Selain itu walaupun pimpinan PT Pertamina banyak yang berasal dari tenaga kerja asing, tetapi mereka dengan sabar belajar bahasa indonesia dan tidak menjaga jarak dengan orang pribumi ( Pegawai dari Indonesia )

Kesimpulan :

Multikultural merupakan situasi dimana dalam satu organisasi terdapat masyarakat yang memiliki budaya yang heterogen dimana mereka harus saling menghormati dan menghargai hak dan kewajibanya sebagai masyarakat.

Sebagai pimpinan yang baik walaupun berasal dari negara yang tidak memiliki kondisi dan budaya yang sama dengan Indonesia,  tetap saja harus belajar dan menghargai budaya dimana mereka saat ini tinggal dan bekerja.

 

BUDAYA PERUSAHAAN DALAM KOMUNIKASI INTERNAL

 

Disiplin budaya sebenarnya berasal dari disiplin ilmu antropologi sekitar tahun 1979. Kata budaya seringkali dikaitkan dengan organisasi. Andrew  Pettingrew (dalam spbirin 1997) dalam tulisannya Jurnal  Science Quarterly yang memuat istilah organizational coorporate culture mendapat perhatian yang cukup luas baik dari kalangan akademisi, praktisi bisnis maupun organization theoritist.

Istilah budaya memang dikenal dalam ranah antropologi, akan tetapi tidak ada kesepakatan diantara para ahli antropologi mengenai apakah budaya itu. Secara umum, bila orang-orang berinteraksi selama beberapa waktu, mereka membentuk suatu budaya. Setiap budaya mengembangkan harapan-harapan yang tertulis maupun yang tidak tertulis tentang perilaku (aturan dan norma-norma) yang mempengaruhi para anggota budaya itu. Akan tetapi orang-orang tidak hanya terpengaruh dengan budaya tersebut, mereka juga menciptakan budaya. Seperti didalam organisasi ada budaya yang secara turun temurun yang sudah diciptakan oleh pendahulunya dan pada perkembangannnya akan tercipta budaya baru seiring dengan perkembangan manusia.

Linda Smircich (1983) menyatakan bahwa ada 2 keterkaitan dengan budaya organisasi. Kubu pertama beranggapan bahwa Organization is a culture atau budaya organisasi adalah hasil budaya sehingga aliran ini lebih mementingkan penjelasan organisasi secara deskripstip. Dan kubu kedua “Oraginization has culture” yang lebih menekankan pada penyebab terjadinya budaya dalam organisasi dan implikasinya terhadap organisasi tersebut. Dan anggapan inilah yang dianggap paling tepat diterapkan dalam dalam kepentingan organisasi.

Tujuan Mempelajari Teori Budaya Organisasi:

Tujuan mempelajari teori budaya organisasi ini untuk mengetahui bahwa budaya dalam organisasi adalah sebagai variabel penting yang dapat mempengaruhi efektifitas organisasi. Karena budaya organisasi diimplementasikan dalam aktivitas organisasi yang mempengaruhi sikap, pola pikir, perilaku anggota, kebijakan organisasi yang hal-hal ini menyangkut keberlangsungan organisasi.

TEORI BUDAYA ORGANISASI

Tidak ada kesepakatan diantara ahli antropologi tentang makna budaya membuat kita berpikir, lantas bagaimana budaya organisasi didefinisikan? Menurut Peace&Faules dalam buku Komunikasi Organisasi 2010, mengatakan salah satu cara untuk mendefinisikan budaya organisasi adalah dengan menganggap organisasi itu sebagai terbuat dari “benda” atau artifak-artifak budaya (cultural artifacts), kisah-kisah, dan ritual. Bila budaya organisasi dianggap sebagai suatu pembentukan pemahaman, maka budaya organisasi ini diidentifikasi melalui proses-proses pembentuk pemahaman, perilaku-perilaku  simbolik menjadi fokus perhatian. Mendengarkan apa yang dikatakan orang-orang menjadi sesuatu yang perlu agar dapat melihat apa makna pengalaman mereka.

Robbin (1994) memberi pengertian budaya organisasi antara lain: (1) nilai-niai dominan yang didukung oleh organisasi (Deal&Kenney 1982), (2) falsafah yang menuntun kebijaksanaan organisasi terhadap pegawai dan pelanggan (Pascale&Athos 1981), (3) cara pekerjaan dilakukan ditemapat itu (Bower 1966), (4) asumsi dan kepercayaan dasar yang terdapat diantara anggota organisasi (Schein 1985) dari pengertian ini dapat diambil kesimmpulan bahwa budaya organisasi mengacu ke suatu sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu yang membedakan organisasi itu dan organisasi lain (Robbin 1996)

Budaya memberi pedoman bagi karyawan akan segala sesuatu yang penting untuk dilakukan.sesuai dengan yang dikemukakan oleh Whelen & Hunger, sejumlah peran penting yang dimainkan oleh budaya perusahaan adalah:

–  Membantu pengembangan rasa memiliki jatidiri bagi karyawan

–  Dipakai untuk mengembangkan keterkaitan pribadi dengan organisasi

–  Membantu stabilitas organisasi sebagai suatu sistem sosial.

–  Menyajikan pedoman perilaku sebagai hasil dari norma perilaku yang sudah dibentuk

 

Tujuan dan Fungsi Implementasi Budaya Organisasi (Mangkunegara 2005)

Tujuan dan fungsi implementasi budaya organisasi menurut Mangkunegara (1005:114) agar seluruh individu dalam perusahaan atau organisasi mematuhi dan berpedoman pada sistem nilai keyakinan dan norma-norma yang berlaku dalam perusahaan atau organisasi tersebut.

 

Cara Karyawan Mempelajari Budaya Organisasi

Budaya perusahaan harus dipelajari karena tidak terjadi dengan sendirinya. Harus ada usaha khusus untuk itu agar karyawan lama mentransformasikan elemen-elemen budaya perusahaan itu kepada karyawan yang baru. Adapun proses transformasi ini dapat dilakukan dengan beberapa cara:

  1. Ceritera-ceritera

Cerita tentang kisah berdirinya perusahaan, bagaimana perusahaan mengalami pasang surut sehingga bisa seperti sekarang ini, kisah ini bisa jadi mendorong dan memotivasi karyawan untuk bekerja keras.

  1. Ritual atau upacara-upacara

Didalam perusahaan juga sering ditemui ritual atau upacara-upacara tertentu. Mungkin saat ini istilah ritual diganti dengan acara atau kegiatan perusahaan yang dilakukan secara rutin. Contoh dari ritual seperti di perusahaan Gula yang melakukan selamatan sebagai pertanda datangnya musim  giling. Atau pada perusahaan seperti Unilever yang setiap tahunnnya selalu mengadakan Family Gathering dan perayaan selamat datang bagi karyawan baru. Ritual adalah acara yang mengakar dan sudah menjadi bagian hidup dari [erusahaan.

  1. Simbil-simbol material

Simbol-simbol material atau lambang-lambaang seperti pakaian seragam, ruang kantor, dan lain-lain atribut fisik yang dapat diamati merupakan unsur prnitng budaya organisasi yang harus diperhatikan sebab dengan simbol-simbol itulah dapat dengan cepat diidentifikasi bagaimana nilai, keyakinan, norma, dan berbagai hal lain itu menjadi milik bersama dan dipatuhi anggota organisasi.

  1. Bahasa

Bahasa adalah media penting untuk mentransformasikan informasi dan nilai-nilai dalam organisasi. Seperti adanya jargon-jargon perusahaan yang digunakan oleh semua kalangan di perusahaan tersebut. Atau dalam perusahaan tertentu juga punya bahasa-bahasa sendiri, seperti saat kita bekerja di perusahaan mode atau fashion, maka yang akan banyak digunakan adalah bahasa fashion dimana untuk diterima dilingkungan ini kita harus bisa beradaptasi dan memahami bahasa yang berlaku dilingkungan ini. Secara tidak langsung hal ini akan berjalan dan turun temurun.

Contoh Kasus

Budaya Organisasi PT. PERTAMINA

Kita tentu saja sangat akrab dengan bahan bakar minyak. Hampir setiap hari kita menggunkannya, baik untuk kendaraan dan  industri. Selain itu, tabung  LPJI atau tabung gas yang ada di dapur rumah-rumah kita juga merupakan bahan bakar yang kesemuanya adalah produk dari PT PERTAMINA (Persero). Pertamina adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki pemerintah Republik Indonesia (state-owned oil company) yang dibentuk  pada tanggal 10 desember 1957 dengan nama PT PERMINA. dan berubah nama pada tahun 1968 menjadi PT PERTAMINA setelah pada tahun 1961 digabung dengan PN PERTAMIN.

Pertamina adalah perusahaan milik negara yang bergerak di bidang energi yang meiluputi minyak, gas serta energi baru dan terbarukan. Pertamnina mejalankan bissnisnya berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing tinggi di era globalisasi.

Pertamina sebagai badan usaha milik negara yang menangani pertambangan, produksi, hingga distribusi bahan bakar minyak ini tidak diwujudkan dalam waktu sekejap. Dibutuhkan waktu lebih dari 55 tahun untuk menjadi Pertamina seperti saat ini. Salah satu faktor penting adalah adanya budaya perusahaan di PT Pertamina (Persero). Budaya perusahaan adalah pola sikap, keyakinan, asumsi, dan harapan, yang dimiliki bersama dan dipegang secara mendalam untuk membentuk cara bagaimana karyawan/karyawati bertindak dan berinteraksi agara sasaran perusahaan tercapai.

Sejalan dengan apa yang ingin dicapai, pertamina menggunakan landasan  kokoh yang tertuang dalam  Visi dan misi Pertamina. Visi  pertamina adalah “menjadi perusahaan energi nasional kelas dunia”   sedangkan Misi pertamina yaitu “Menjalankan usaha minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan secara terintergrasi, berdasarkan prinsip-psinsip komersial yang kuat.” Pertamina menggunakan landasan yang kokoh dalam melaksanakan kiprahnya untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan dengan menerapkan Tata Kelola Perusahaan yang sesuai dengan standar global best practice, serta dengan mengususng tata nilai Korporat yang telah dimiliki dan dipahami oleh seluruh unsur perusahaan, yaitu clean, competitive, cinfident, customer-focused, commercial dan capable.

TATA NILAI PERUSAHAAN

Pertamina menerapkan enam tata nilai perusahaan yang dapat menjadi pedoman bagi seluruh karyawan dalam menjalankan perusahaan. Keenam tata nilai perusahaan Pertamina adalah:

  1. Clean (Bersih)

Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik.

  1. Competitive (kompetitif)

Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya sadar biaya dan menghargai kinerja.

  1. Confident (percaya diri)

Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi BUMN, dan membangun kebanggaan bangsa

  1. Customer focus (fokus pada pelanggan)

Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan

  1. Commercial (komersial)

Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat

  1. Capable (berkemampuan)

Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesioanl dan memiliki talenta dan penguasaan teknis tinggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangan.

(sumber: website resmi PT. Pertamina)

Tata nilai inilah yang menjadi acuan dan pedoman bagi seluruh karyawan dalam menjalankan perusahaan yang terlebih dahulu telah dipahami oleh semua lapisan dan unsur didalam perusahaan. Sehingga visi-misi dari PT. Pertamina bisa tercapai.

KESIMPULAN DAN SARAN

Budaya dalam organisasi adalah variabel penting yang dapat mempengaruhi efektifitas organisasi. Karena budaya organisasi diimplementasikan dalam aktivitas organisasi yang mempengaruhi sikap, pola pikir, perilaku anggota, dan kebijakan organisasi. Dimana hal-hal ini menyangkut pencapaian tujuan dan keberlangsungan organisasi. Seperti tata nilai yang dianut oleh PT. Pertamina yang menjadi pedoman perilaku bagi semua unsur perusahaan didalamnya. Pedoman perilaku ini untuk mewujudkan tujuan Pertamina sebagai perusahaan energi kelas dunia.

 

Definisi Human Relation Development

Arti Luas:

Adalah interaksi seseorang dengan segala bentuk, situasi dan bidang kehidupan yang menghasilkan kepuasan.

Pengertian ini menyangkut masalah interaksi verbal, non verbal, interkasi di rapat, kantor, perjalanan, interaksi masalah pribadi, organisasi dll. Dalam interaksi ini, banyak digunakan ukuran nilai, sopan santun dan etika. Bertujuan untuk memperoleh kepuasan bagi kedua belah pihak.

Arti Sempit:

Adalah interaksi antara seseorang dengan orang lain. Khusus dalam situasi kerja dan dalam organisasi kekaryaan (work organization). HR ini dimaksudkan meningkatkan moral dan disiplin anggota organisasi. Bertujuan untuk meningkatkan motivasi kerja, sense of belonging, yang dikaitkan dengan peningkatan produktivitas.

Sumber: Human Relation sebagai Praktek Komunikasi &PR oleh Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

Human Relationssebagai ilmupengetahuan

HR walaupun merupakan hubungan antar manusia, akan tetapi HR juga dikaji dalam ilmu pengetahuan. Karena pentingnya HR ini dalam perusahaan untuk mencapai produktivitas kerja dengan hasil yang efektif dan efisien.  Menurut Hasil Penelitian “Hawthorne Studies” organisasi bukan hanyaa struktur formal dimana bawahan melaporkan kepada atasan pekerjaanya, organisasi adalah jaringan sosail dimana pekerja berinterkasi, mencari penerimaan dari lingkungannya dan menerima persetujuan dari pekerja lainnya. Menemukan kesenangan dalam pekerjaan dan interaksi sosial selama melakukan pekerjaanya. Sehingga begitu pentingnya HR dalam organisasi maka pengetahuan dal ilmu pengetahuan tentang HR memang sangat dibutuhkan. Sehingga hal ini menjadi salah satu kajian yang penting bagi organisasi atau ilmu pengetahuan khususnya mereka yang berminat terjun dalam organisasi.

HR juga perlu dikaji guna untuk lebih menghargai kebutuhan manusiawi dalam organisasi. Karena banyaknya eksploitasi pekerja atau pekerja dianggap hanya sebagai mesin dengan munculnya industrialisasi.  Human relation sebagai ilmu pengetahuan , karena HR erat kaitannya dengan telaah perilaku manusia dan antara hubungan manusia didalam organisasi, maka HR sangat dipengaruhi oleh ilmu perilaku salah satunya dengan penerapan metode scientific (pendekatan objektif untuk mendapatkan pengetahuan) serta adanya riset perilaku yang bisa dilakukan degan tes dan grup kontrol, intervie terstruktur maupun interview tidak terstruktur.

 

Human Relationssebagai  manajemen.

Human Relation dalam aktivitas manajemen adalah untuk mengupayakan agar para karyawan mampu menciptakan suatu kerjasama antar karyawan dalam satu tim kerja, meningkatkan produktifitas dan memperoleh kepuasan kerja.

Human Relation fokus pada bagaimana metode komunikasi yang dipergunakan mampu memotivasi orang-orang dalam organisasi agar terjadi sikap kooperatis, kedisiplinan, etos kerja, produktivitas dan kepuasan bagi kedua bellah pihak (antara perusahaan&pekerja)

Dalam Teori Human Relation (Teori Manajemen) terdapat model Human Relation dimana manusia dianggap sebagai makhluk sosial, yang mereka menerima prinsip dasar mengenai spesialisasi tugas, ketertiban, stabilitas dan pengendalian. Model ini mengkritik anggapan atau perlakuan yang menganggap pekerja semata-mata sebagai mesin. Fungsi manajemen ini harus membantu karyawan atau pekerja untuk memnuhi hasrat alamiahnya untuk memiliki. Menumbuhkan rasa sebagai bagian penting organisasi.  Asumsi dalam teori ini adalah: pekerja atau karyawan ingin diperlakukan sebagai manusia. Pengakuan atas hasrat dan kebutuhan prbadinya.

Hal ini bisa dicapai dengan cara mendengar keluhannya, melibatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan sehingga moral mereka meningkat. Namun seringkali tekana pada unsir manusia lebih dikaitkan pada peningkatan produktivitas, efesisnesi dan efektifitas. Dan  HR sebagai manajemen menggunakan sisi kemanusiaan pekerja hal ini untuk meningkatkan pruduktivitas pekerja.

hal-hal apakah yang perlu diperhatikan dalam rangka membangun hubungan dengan manusia dan mengapa hal tersebut penting?

Dalam membangun hubungan dengan manusia yang perlu diperhatikan adalah: memperhatikan kebutuhan-kebutuhan manusia, dan kepentingannya.  Mengetahui harapan-harapan yang ingin dicapai manusia sehingga kita dapat membangun hubungan baik dengan sesama manusia. Dasar-Dasar Umum Kepentingan dan  manusia yang melandasi prinsip HR

  1. Seseorang sangat menginginkan perlakuan yang sopan dan santun
  2. Seseorang dapat menerima pengarahan dari pimpinan-pimpinanya
  3. Manusia suka merasakan penitngnya perananya dalam pekerjaan
  4. Manusia mendambakan mempunyai seorang pimpinan yang mengutamakan rasa hormat daripada tuntutan-tuntutan
  5. Mengehndaki pengakuan, sangat menginginkan keamanan, berambisi mendapatkan kepercayaan dan keyakina diri.

Hal ini menjadi penting agar manusia merasa dihargai dan dibutuhkan. Dengan memperhatikan kebutuhan manusia atau memperhatikan sisi manusiawi karyawan perusahaan tidak lain tujuannya adalah untuk efisiensi, efektifitas dan meningkatkan pruktivitas kerja. Hal ini menjadi penting karena manusia adalah makhluk individual dan makhluk sosial yang selalu ingin dihormati dan dihargai serta diakui keberadaanya.

caranya memenuhi kebutuhan manusia dalam Human Relations?

Pada kalangan pimpinan organisasi, banyak yang gagal untuk menggerakkan para bawahannya untuk bekerja lebih optimal dan produktif. Kegagalan ini mungkin saja karena ketidak efektifan komunikasi dan cara menjalin hubungan yang tidak bagus. Manusia tentu saja memiliki tuntutan-tuntutan yang semakin bervariasi seiring dengan perkembangan zaman, meningkatnya kebutuhan, dan pendidikan yang diperoleh. Sehingga untuk memnuhi kebutuhan ini kita perlu memahani manusia secara sosiologis dan psikologis. atau seperti yang ada pada hierarki Maslow tentang kebutuhan manusia. Dengan memnuhi kebutuhan seseorang atau karyawan maka karyawan memiliki motiv untuk bekerja dengan lebih baik sehingga menghasilkan sesuatu yang pruduktif.

HR dalam memnuhi kebutuhan manusia bisa melakukan hal-hal yang mendasari kebutuhan manusia yaitu dengan mengakui kebutuhan ego serta kebutuhan sosial manusia lainnya. HR diharapkan mengambil langkah-langkah untuk menjamin kerjasama dan ketaatan para anggota. menekankan perilaku seperti pemberian pujian terhadap kinerja pegawai dan membicarakan hal-hal sehari-hari dengan para anggota karena dipandang sebagai sarana untuk memenuhi kebutuhan pekerja samn menjamin adanya kerjasama. Serta melibatkan pegawai dalam proses pengambilan keputusan dan rancangan pekerjaan sehingga pegawai akan memiliki rasa memiliki dan berpikir bahwa merekalah juga yang merusmuskan rancangan kerja sehingga mereka akan berusaha sebaik mungkin untuk mencapai target dari perusahaan yang sudah dirumuskan bersama.

 

INTERNAL BRANDING CORPORATE/ORGANISASI

Perusahaan-perusahaan besar di dunia mengantar brand ke pintu sukses bermula dari strategi internal branding yang kuat. Berbagai knowledge, apply up-to date, inovatif, dan disukai.  (Meity Anita-Managing Director of Financial Wealth&Company Singapore)

“Untuk  Presentasi SUNEO* besok menggunakan dress code warna warni dan tidak boleh sama”… loeh koe warna warni? Katakan saja bebas! Coba tanyakan sekertaris?” maksud dari pesan tersebut adalah  “pakaian yang digunakan untuk presentasi adalah baju warna warni dengan ketentuan warna tidak boleh sama satu sama lain, sehingga setiap anggota harus memberikan konfirmasi warna pakaian yang akan mereka gunakan besok agar tidak ada warna yang sama.” Tidak semua anggota SUNEO* mengerti maksud dari pesan ini. Walaupun pesan sangat sederhana.

Hal ini bisa menjadi cermin untuk kita bahwa Penyatuan pemahaman semua orang yang berada pada satu kelompok saja bahkan kelompok ini terhitung kecil. Bagaimana dengan mereka yang berada pada tataran organisasi atau perusahaan? Tentu saja hal ini akan semakin sulit dengan semakin banyaknya orang didalam organisasi tersebut. Hal ini bisa menjadi tolak ukur keberhasilan perusahaan dalam melakukan internal branding. Interal branding bisa dikatakan sebagai kegiatan perusahaan mengkomunikasikan brand kepada orang-orang yang bekerja di perusahaan tersebut. Karena biasanya perusahaan hanya fokus memikirkan eksternal branding. Kegiatan promosi brand bagi konsumen, pelanggan, rekan bisnis, investor bahkan stakeholder.

Biasanya perusahaan akan mengeluarkan banyak biaya untuk melakukan eksternal branding ini. Bahkan perusahaan rela menggelontorkan dana yang sangat besar hanya untuk sebuah iklan. Akan tetapi kita mungkin jarang sekali mendengar perusahaan yang rela membayar besar untuk proses internal branding. Atau mungkin ada perusahaan yang tidak memikirkan hal ini sama sekali. Karena bagi mereka karyawan cukup bekerja sesua dengan yang ditentukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Tujuan Mempelajari Internal Branding: Coba saja tanyakan apakah semua pegawai Pertamina mengerti arti dan maksud dari tagline baru PT. Pertamina yaitu  “Semangat Terbarukan”? jika PT.Pertamina tidak melakukan sosialisasi tagline baru mereka pada para karyawannya akankah karyawan mengerti perusahaan mereka ingin menjadi apa? Perusahaan tempat mereka bekerja seperti apa? Itulah mengapa internal branding sangat diperlukan sebuah organisasi atau perusahaan. Internal branding membantu meningkatkan kredibilitas dan memperkuat jalinan kepercayaan antara pemimpin dan pegawai. Ketika semua orang dalam sebuah perusahaan bersatu dalam satu tujuan yang sama maka perusahaan akan mendapatkan hasil yang positif.

Teori Internal Branding

Internal branding merupakan kegiatan komunikasi korporat berorientasi internal (Martin Lindstrom-Brand Sense) dimana perusahaan mengkomunikasikan kepada karyawannya segala aspek dalam membangun merek. Sehingga pada karyawannya terbentuk perilaku yang sesuai dengan misi merek tu sendiri.

Manfaat Internal Branding

  1. Internal branding memelihara identitas organisasi

Internal branding membantu memperkuat siapa diri kita dan apa yang kita lakukan. Perusahaan seperti apa kita, tujuan kita apa dan bagaimana cara kita mencapai tujuan. Seperti contoh pegawai JNE mengetahui jika kepuasan pelanggan adalah harga mati untuk perusahaan. Salah satunya kecepatan dan ketepatan waktu, sehingga pegawai JNE akan sangat memperhatikan ketepatan waktu dalam memberi layanan. Mereka tidak akan mengeluh jika harus mengantarkan paket dari jam 7 pagi.

  1. Internal branding berfungsi sebagai platform untuk mendorong perubahan

Dengan mengetahui siapa diri kita dan apa yang ingin kita lakukan, maka kita bisa mengembangkan banyak hal didalam perusahaan. Akan muncul ide-ide baru yang ingin kita capai untuk mendorong perubahan yang positif dalam perusahaan.

  1. Internal branding adalah cara singkat berkomunikasi untuk menyampaikan pesan

Pesan terikat pada braand yang muncul dengan pegawai yang cenderung menerima mereka. Pegawai adalah wajah dari merek itu sendiri, sehingga harus dipastikan bahwa mereka mampu bertindak selaku represntatif, selaku duta merek atau brand ambassador.

 

Tiga Cara Agar Internal Branding Sukses: Genesis (identity and branding consultant, member of The Jakarta Consulting Group)

  1. Sinkronisasi. sinkronisasi antara brand personality, tata nilai, dan budaya perusahaan. Jangan sampai antara janji yang diberikan ke khalayak luas dan kondisi internal perusahaan tidak klop, sehingga ibaratnya ingin merubah ikan menjadi kuda. Merek yang kredibel harus didasarkan atas kekuatan pasar (eksternal) maupun realitas (internal) berupa budaya dan tata nilai yang dianut perusahaan yang mendukungnya.
  2. menjadikan karyawan sebagai tulang punggung dalam menghidupkan brand. Prinsip ini dipakai mulai dari tahap paling awal, perekrutan karyawan baru. Yang dilanjutkan dengan membangkitkan antusiasme dan gairah karyawan sehingga merek menjadi komitmen mereka. Cara membangkitkan yang paling efektif adalah melibatkan mereka dalam prosesnya. Termasuk komunikasi yang melibatkan edukasi karyawan berikut mekanisme umpan baliknya, sehingga karyawan memiliki kesadaran yang tinggi terhadap esensi dari merek.
  3. Internalisasi dengan mengoptimalkan komunikasi internal secara konsisten untuk menjelaskan tata nilai dan perilaku yang sesuai dengan brand promise. Kesuksesan internalisasi ini ditandai dengan merasuknya tata nilai dan perilaku ini dalam keseharian karyawan.

Sumber: http://www.jakartaconsulting.com/publications/articles/brand-marketing/internal-branding (diakses pada kamis, 10 April 2014 jam 08.15 WIB) Artikel ini juga diterbitkan di Majalah Eksekutif

Alat Komunikasi dalam Internal Branding Corporate

Media internal yang digunakan harus memnuhi kebutuhan organisasi para karyawan. Karyawan harus dapat melihat informasi sebagai sesuatu yang bermanfaat dan bermakna bagi mereka.

Bentuk-Bentuk media internal yang digunakan:

  1. Manual Handbook

Manual handbook adalah buku panduan yang digunakan dalam memandu pelaksanaan atau tata kelola perusahaan sesui dengan standarisasi dari perusahaan tersebut.

Tujuan pembuatannya adalah : sebagai sandar-standar kualitas bagaimana cara pelaksanaan kerja diimplementasikan serta sebagai kontrol bagi karyawan atas apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Isi dari Manual handbook ini antara lain pendahuluan, komunikasi korporasi/keuangan, hubungan dengan pemrintah, komunikasi pemasaran, bagimana komunikasi internal perusahaan, hubungan perusahaan dengan masyarakat, hubungan dengan media, identitas dari korporasi serta materi-materi yang mendukung dalam komunikasi. Buku manual ini dibuat sesuai dengan situasi, tanggungjawab serta tujuan pembuatannya. Tidak lupa buku manual ini juga harus berisi perkenalan tentang perusahaan yang harus disertakan didalamnya. Manual handbook ini setelah dibuat harus segera di sosialisasikan pada karyawan atau pada seluruh orang yang ada di perusahaan.

  1. News Clipping  merupakan guntingan berita yang berisi informasi yang dipublikasikan oleh media massa atau melalui internet mengenai perusahaan. Informasi ini berasal dari luar perusahaan. Berbeda dengan Leaflet yang merupakan media komunikasi internal bagi perusahaan dimana PR akan menuliskan semua yang ada atau kejadiaan/kegiatan yang dilakukan perusahaan agar diketahui oleh publik internalnya.
  2. Surat (memo internal) merupakan surat dalam internal perusahaan. Cara ini jauh lebih efektif ketimbang sms atau pesan elektronik. Karena sifat memo yang masih formal menurut beberapa orang.
  3.  Telepon internal merupakan sambungan atau saluran telepon hanya untuk internal perusahaan. Ada kode nomor-nomor tertentu untuk masing-masing devisi.
  4. Rapat dan Telekonferensi, salah satu yang dilakukan perusahaan untuk berkomunikasi adalah melalui rapat. Walaupun rapat terkesan sangat formal.
  5. Newsletter adalah bentuk publikasi yang biasa dilakukan oleh perusahaan.
  6. Papan pengumuman menjadi hal penting bagi perusahaan karena di papan ini kita bisa menempul semua jenis pengumuman yang ada. Dan secara efektif bisa dilihat oleh semua kalangan didalam perusahaan.
  7. Poster adalah pengumuman atau iklan berbentuk gambar atau tulisan yang ditempelkan di dinding, tembok, atau tempat-tempat umum yang strategis agar mudah diketahui banyak orang. Poster dipilih perusahaan karena media yang efektif untuk menyampaikan pesan.
  8. Kotak Saran merupakan sarana pegawai untuk memberikan kritik, keluhan, saran, bahkan mungkin ide-ide baru.
  9. Rak Informasi perusahaan juga memiliki rak informasi untuk memberitahukan informasi dengan cara yang berbeda bagi karyawan. Sehingga karyawan mengerti apa saja yang dilakukan perusahaan, apa saja kegiatan perusahaan dan lain sebagainya.

Menurut Baskin 2010, terdapat beberapa topik besar yang sering dipilih oleh media internal yang berhasil:

  1. Pemahaman Karyawan tentang Peran Mereka dalam Organisasi.
  2. Klarifikasi Kebijakan Manajemen
  3. Kesejahteraan dan Keselamatan Karyawan
  4. Penghargaan Prestasi Karyawan

 

 

 

Aliran Komunikasi dalam Organisasi

Proses komunikasi mempengaruhi keberlangsungan organisasi, karena bergantung pada kemampuan manajemen untuk menerima, mengirimkan, dan menindaklanjuti informasi. Proses komunikasi menghubungkan orang-orang dalam organisasi. Informasi mengintegrasikan aktivitas dari organisasi dengan permintaan eksternal. Namun informasi juga mengintegrasikan aktivitas-aktivitas internal dari organisasi.

Pimpinan
Manajemen/PR
Karyawan / Pegawai

 

 

 

 

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya adalah memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).

Desain sebuah organisasi seharusnya memungkinkan terjadinya 2 jenis komunikasi, yakni komunikasi formal dan informal.

  1. Komunikasi formal terjadi dalam empat arah yang berbeda: komunikasi ke bawah, komunikasi keatas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Karena arah-arah komunikasi ini menghasilkan kerangka untuk terjadinya komunikasi organisasi
Pimpinan

Komunikasi ke bawah

 

 

 

Pimpinan

Komunikasi keatas

Bawahan

 

 

 

 

 

Komunikasi Horizontal, komunikasi ini terdiri dari penyampaian informasi di aantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama.

Manajer/kepala bagian
Manajer/Kepala bagian

 

 

 

 

Komunikasi diagonal atau komunikasi lintas saluran

Model diagonal ini diambil dari buku perilaku dan manajemen organisasi

 

Hambatan Komunikasi Dalam Internal Branding

Didalam komunikasi akan selalu ada hambatan yang muncul, mnurut Robbinson (1999) hambatan komunikasi tersebut adalah:

  1. Penyaringan: dimana PR akan menyaring informasi yang bisa disampaikan pada publik baik internal maupun eksternalnya. Biasanya akan ada keraguan saat berita atau informasi yang disampaikan adalah berita buruk
  2. Persepsi selektif: kita sebagai penerima pesan akan cenderung memilih informasi yang kita anggap baik, menyenangkan dan melakukan penyesuaian agar informasi tersebut sesuai dengan yang diinginkan
  3. Emosi: kondisi emosi seseorang juga akan sangat mempengaruhi penerimaan atas informasi tersebut. Sebaliknya jika komunikator melakukan komunikasi dalam keadaan emosi maka pesan akan diterima berbeda oleh karyawan
  4. Kelebihan informasi: kelebihan informasi akan mengakibatkan banyak informasi yang dianggap tidak menguntungkan dibuang begitu saja
  5. Bahasa: bahasa didalam suatu kelompok kerja tentu saja akan berbeda dengan kelompok lain. Untuk bisa berkomunikasi dengan suatu kelompok kita tentu saja harus mengetahui atau bahkan menggunakan bahasa didalam kelompok tersebut. Karena perbedaan bahasa ini kerap kali menjadi penghalang atau hambatan dalam berkomunikasi
  6. Kesulitan komunikas: tidak semua orang memiliki keterampilan atau kemampuan berkomunikasi dengan baik. Walaupun hal ini bisa dipelajari, akan tetapi ada waktu atau situasi tertentu komunikasi terhambat karena mungkin komunikator tegang, gelisah, dalam keadaan tidak sehat.

Manajemen mutu sebagai Internal Branding

Manajemen mutu adalah bagian dari ilmu manajemen operasional yang membahas sitem mutu setuiap kegiatan operasi perusahaan dari berbagai sudut pandang. Dengan memperhatikan mutu ini perusahaan akan mendapatkan berbagai hal yang positif dan menjadi nilai tambah bagi perusahaan  yang bisa membantu prosen internal branding didalam perusahaan tersebut. Karena keberhasilan perusahaan tidak hanya ditentutakan dengan  menciptakan produk unggul dan menang bersaing dengan kompetitor. Akan tetapi mutu produk dan perusahaan kita adalah yang utama. Dengan menggunakan manajemen mutu kita harus mengubah perilaku agar menjadi konsisten. Manajemen mutu sendiri mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan berupa pekerjaan yang lebih efisien sehingga mampu mengurangi pengeluaran dari perusahaan. Meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang akan meningkatkan efisiensi perusahaan.

Menurut Dr. Joseph M juran definisi manajemen mutu adalah suatu kumpulan aktivitas yang berkaitan dengan mutu tertentu yang memiliki karakteristik.

 

Studi Kasus

PT. Pertamina sebagai perusahaan tambang besar milik negara untuk bersaing dengan kompetitornya yaitu beberapa perusahaan tambang asing, maka PT Pertamina harus mempertahankan loyalitasnya pada publik eksternalnya yaitu masyarakat dengan diawali terlebih dahulu dengan meningkatkan loyalitas karyawan atau publik internalnya. Sehingga sangat penting bagi PT Pertamina untuk melakukan internal branding didalam perusahaanya.

Dari jurnal yang berjudul “Program Ssialisasi PT Pertamina Pusat (Persero) Dalam Meningkatkan Pemahaman Internal Branding (studi kasus sosialisasi di Makasar Pada Tahun 2012)” yang ditulis oleh Dea Rizky-Universitas Bina Nusantara, dapat disimpulkan bahwa kegiatan Internal Branding yang dilakukan PT Pertamina adalah Strategi Branding.

Strategi Branding adalah Program sosialisasi yang dilakuan dalam upaya internal branding PT Pertamina merupakan bagian dari strategi branding perusahaan. Hal ini dilakukan dengan menerbitkan buku Corporate Brand Book dan Corporate Identity Guidelines. Tujuan diterbitkannya buku ini adalh untuk meningkatkan pemahaman karyawan PT Pertamina terhadap bentuk Brand perusahaan itu sendiri. Selain itu di PT. Pertamina juga memiliki divisi Corporate Communication yang salah satu fungsinya adalah sebagai Brand Management. Strategi internal branding yang dilakukan PT Pertamina memiliki manfaat yaitu peningkatan pada pemahaman karyawan mengenai brand baik dalam hal makna maupun dalam pengaplikasian logo yang benar. Hal-hal yang dilakukan ini diharapkan akan berujung pada manfaat yang didapatkan perusahaan yautu berupa pencitraan perusahaan yang lebih baik kedepannya. Selain itu adanya anggapan bahwa bagaimana citra perusahaan dimata publik internal akan membawa pengaruh pada citra perusahaan dimata publik eksternalnya.

PT Pertamina sebagai salah satu perusahaan pertambangan terbesar di Indonesia ternyata berhasil melakukan internal branding bagi pblik internalnya. Karena PT.Pertamina memiliki anggapan bahwa jika karyawan mengalami peningkatan kualitas kerja seiring dengan bertambahnya pemahaman mereka mengenai Pertamina dan pemberitaan yang dibuat oleh pihak luar maupun media Pertamina itu sendiri akan membawa pada citra yang baik bagi perusahaan.

Kesimpulan

Internal branding menjadi sangat penting karena membantu perusahaan untuk mengenalkan brand mereka kepada publik internalnya sehingga publik internal bisa mengetahui dan lebih mengenal brand mereka sendiri. Dengan dikenalnya brand perusahaan oleh publik internal, diharapkan bisa menjadikan karyawan memiliki ide-ide dan inovasi untuk mengembangkan produk perusahaan. Selain itu dengan internal branding diharapkan bisa meningkatkan produktifitas perusahaan secara efisien.

 

SUMBER REFERENSI

Effendy, Onong U. 1993. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Mandar Maju.

Pace R. W & Faules D.F. 2010. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Wursanto. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta: Penerbit Andi

Advertisements

Posted on April 14, 2014, in Uncategorized and tagged , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s

%d bloggers like this: